Wat kun je ermee
Met de e-mail koppeling functie kun je je Gmail of Outlook account verbinden met HERO Software. Alle offertes en facturen die je verstuurt gaan dan automatisch vanuit jouw eigen e-mailadres in plaats van een generiek HERO Software adres. Je hebt twee opties: één e-mailadres voor het hele bedrijf of per medewerker een eigen e-mailadres instellen.
Hoe het werkt
Optie 1: Bedrijfsbrede e-mail instellen
- Ga naar Bedrijfsinstellingen
- Klik op Mailserver
- Vul je bedrijfs-e-mailadres in
- Selecteer Google Gmail via Authenticator of Outlook
- Volg het automatische authenticatieproces van je e-mailprovider
Optie 2: Per medewerker instellen
- Klik op Persoonlijke gegevens (in je eigen profiel)
- Ga naar Mailserver
- Vul je persoonlijke e-mailadres in
- Selecteer je e-mailprovider (Google of Outlook)
- Doorloop het authenticatieproces
Praktisch voorbeeld
Een installatiebedrijf wil dat alle offertes vanuit het bedrijfs-e-mailadres info@installatiebedrijfpiet.nl worden verstuurd. De eigenaar gaat naar Bedrijfsinstellingen > Mailserver, vult dit e-mailadres in, kiest voor Google Authenticator 2 en volgt de stappen om zijn Gmail account te koppelen. Nu komen alle offertes en facturen vanuit dit professionele adres bij klanten aan.
Tips
De meeste klanten gebruiken Google Gmail of Outlook. Kies de optie die overeenkomt met je e-mailprovider voor de beste compatibiliteit. Zorg dat je toegang hebt tot je e-mailaccount tijdens het instellen, omdat je het authenticatieproces moet doorlopen.
Samenvatting
E-mail koppeling is nuttig wanneer je wilt dat offertes en facturen vanuit je eigen professionele e-mailadres worden verstuurd in plaats van een Hero Software adres. Dit verhoogt de professionaliteit en voorkomt dat je communicatie als spam wordt gemarkeerd.
De volgende stap in je onboarding: Personeelsbeheer
