Met deze features maak je je kantoor klaar voor het digitale tijdperk

De eerste stap richting nieuwe, digitale processen kan soms best lastig zijn. Uiteindelijk “ging het tot nu toe toch ook altijd wel”, toch? Juist daarom is het belangrijk de voordelen van een digitale all‑in‑one-oplossing te kennen – dan wordt de keuze om over te stappen meteen een stuk makkelijker. Niet alleen wordt alles veel overzichtelijker en eenvoudiger – je kunt ook een hoop tijd besparen en je zenuwen sparen. Verbind nu traditioneel vakmanschap met moderne software!

Timmermannen – vooral timmerlieden en schrijnwerkers – hebben in principe drie werkplekken: het kantoor, de werkplaats en de bouwplaats of buitendienst bij de klant. En op al die plekken zijn er specifieke dagelijkse taken te doen. We laten je zien hoe professionele, via de cloud verbonden bedrijfssoftware inclusief app je kan helpen om overal de uitdagingen naast het eigenlijke houtbouwwerk aan te pakken. Aan het begin van onze driedelige serie leggen we je in dit artikel de topfeatures voor op kantoor uit:

Met de HERO bedrijfssoftware voor de timmerwerken kun je natuurlijk ook offertes, facturen en veel andere documenten zoals orderbevestigingen en onderhoudscontracten maken. Posten uit de artikeldatabase sleep je gewoon met drag & drop in je document. Met een paar klikken is de offerte of factuur in recordtijd ingevuld en direct naar de klant verstuurd.

Extra praktisch: je kunt aan de afzonderlijke posten in de documenten ook afbeeldingen en grafieken toevoegen. Bij een offerte kan dat bijvoorbeeld de technische tekening van het nieuwe carport zijn of de 3D‑weergave van de dakconstructie. Je hoeft de grafieken alleen maar vanuit het CAD‑programma waarin je ze hebt gemaakt te exporteren en kunt ze daarna makkelijk in het document invoegen. Natuurlijk kun je ook foto’s van je telefoon, tablet of digitale camera in een document opnemen, bijvoorbeeld in een werkrapport.

Het in HERO geïntegreerde facturatieprogramma neemt je bovendien de voorbereidende boekhouding uit handen. Je kunt bijvoorbeeld inkomsten- en uitgavenbewijzen vastleggen, boekingsrekeningen en kostenplaatsen aanmaken. Via de export kun je belangrijke gegevens naar je boekhouder sturen. Als je via een koppeling Exact Online, Snelstart, E-boekhouden of Moneybirdmet HERO verbindt, regel je je volledige boekhoudingr nog beter.

Een andere feature van de HERO bedrijfssoftware voor houtbouwers en timmerbedrijven is de calculatie. Bij de prijsberekening bepaal je op basis van inkoopprijzen of door jou gedefinieerde basisprijzen de verkoopprijs. Daarbij kun je marges inplannen, maar ook kortingen vastleggen. Een extra deelfeature is de nacalculatie. Met een vergelijking tussen planning en werkelijkheid zie je na afloop van het project precies hoe goed je de kosten voor de betreffende opdracht hebt ingeschat en of je bij de volgende opdracht eventueel moet bijsturen.

In de klassieke houtbouw is zelden een project precies hetzelfde als het vorige. Daardoor laten projecten zich vaak niet zomaar in vastomlijnde stappen van een standaard orderafhandeling duwen. Daarom heeft HERO een individuele projectpipeline ontwikkeld, zodat je – in tegenstelling tot veel andere softwarepakketten voor vakbedrijven – niet vastzit aan voorgedefinieerde standaardstappen. In plaats daarvan kun je je eigen orderstatussen vastleggen en alles volledig aan jouw behoeften aanpassen.

Dat werkt heel eenvoudig: je maakt een nieuw projecttype aan en definieert de werkstappen waarlangs de opdracht moet worden afgewerkt. Jij bepaalt zelf de volgorde tussen eerste contact en afronding of archivering. Een voorbeeld: tussen de projectstatussen “Start uitvoering” en “In uitvoering” kun je voor je werkplaatswerkzaamheden bijvoorbeeld “In constructie (werkplaats)” toevoegen. Zo kun je altijd precies volgen in welke status een opdracht zich bevindt en wat er daarna moet gebeuren.

Voor een efficiënte manier van werken zijn een goede bouwplaatsplanning en een permanent overzicht over alle projecten en opdrachten essentieel. Met de digitale planningstool zijn alle betrokkenen altijd op de hoogte en goed geïnformeerd. Niets wordt over het hoofd gezien, er worden geen afspraken gemist en belangrijke informatie raakt niet meer kwijt. In de kleurrijke kalenderview, die lijkt op een Gantt‑diagram, plan je vanuit je kantoor-pc middelen zoals personeel, gereedschap en materiaal heel efficiënt in.

Je ziet welke medewerkers op welke bouwplaatsen aan het werk zullen zijn. Ook gaten in de planning of periodes met leegloop zie je meteen. Bovendien zie je in één oogopslag of voertuigen of machines al ingepland zijn of nog beschikbaar zijn voor een opdracht. Nog niet overtuigd? Bekijk dan onze video om te zien hoe het digitale planbord in de praktijk werkt:

Opdat het klantbeheer in je timmer- of houtbouwbedrijf soepel verloopt, is in de HERO software voor vakbedrijven een modern CRM‑systeem geïntegreerd (“Customer Relationship Management”), dat je klant- en projectplanning makkelijker maakt. Klantgegevens, namen, adressen, telefoonnummers en factuurgegevens hoef je maar één keer in het klantenprofiel op te slaan en ze zijn daarna in alle belangrijke onderdelen en features beschikbaar – bijvoorbeeld voor het aanmaken van projectmappen of documenten.

Een groot voordeel van het CRM‑systeem is het overzicht: documenten en data worden klant- of projectgericht beheerd. Neem je bijvoorbeeld een nieuw project aan voor het bouwen van een dakconstructie, dan koppel je in de opdracht een klant, zodat alle daaropvolgende documenten met die klantnaam automatisch aan de juiste projectmap worden toegewezen. Iedere volgende stap – of het nu gaat om dak berekening, planning van het hout, materiaalkeuze of productie – kun je in projectdocumenten vastleggen. Zo houd je overzicht over de voortgang en verbeter je tegelijkertijd je klantenservice doordat je klantvragen snel en betrouwbaar kunt beantwoorden.

Je kent het vast: je plant ’s ochtends de dag en dan belt een teamlid zich ziek. Niet alleen moet je dan snel een vervanger regelen of medewerkers omplannen, je moet de ziektedag ook netjes in je personeelsadministratie verwerken. In het personeelsbeheer van HERO gaat dat heel eenvoudig. Je bevestigt afwezigheden zoals ziekte of vakantie met één klik.

Naast het beheren van afwezigheden heb je alle persoonlijke gegevens van je medewerkers altijd bij de hand. Daarbij horen adressen, verjaardagen, arbeidsovereenkomsten, wekelijkse werktijden, salarissen, loongroepen, belastinggegevens, bankgegevens en ook individuele gebruikersrechten in de HERO software. Bovendien kun je in het personeelsbeheer de in de HERO app geregistreerde werktijden van je medewerkers inzien (meer daarover in de blogpost “HERO features voor onderweg” [link zodra beschikbaar]).

Een bijzonder hoogtepunt van de HERO bedrijfssoftware voor timmerbedrijven zijn de gestandaardiseerde of individueel ingerichte automatiseringen die je werk nog makkelijker maken. Terugkerende taken en processen worden gewoon door het programma voor je gedaan, zodat je in totaal veel werktijd bespaart en minder kleine stappen zelf hoeft te doorlopen om een opdracht succesvol af te ronden. Wat dat precies betekent? Hier twee van de vele mogelijke voorbeelden.

Voorbeeld 1: De HERO Automation module “Automatische planning” neemt de afstemming van afspraken van je over. Geef gewoon passende tijdvakken op en laat je klanten zelf online hun uitvoeringstijd boeken. Vervolgens verschijnt de afspraak volledig automatisch in je HERO‑planningstool. Helemaal zonder dat jij actief iets hoeft te coördineren of in te voeren.

Voorbeeld 2: De “offerte‑opvolger” neemt de opvolging van offertes voor je uit handen. Waar je tot nu toe steeds weer achter klanten aan moest bellen, wordt nu na een bepaalde periode na het versturen van de offerte automatisch een e‑mail naar de klant gestuurd.

In deze e‑mail kun je niet alleen de tekst vrij formuleren, maar ook eenvoudige, laagdrempelige reactieopties aanbieden. Bijvoorbeeld twee knoppen om uit te kiezen: “Offerte accepteren” of “Geen interesse meer”. Afhankelijk van de gekozen reactie neemt de automation dan de volgende stappen in de software over.

Met welke softwarefeatures en automatiseringen je je kantoor naar een hoger niveau kunt tillen, weet je nu. Maar: HERO is veel meer dan alleen een kantoorpakket voor houtbouw‑pro’s. De uitgebreide software voor vakbedrijven ondersteunt je ook in de werkplaats, in het magazijn en op de bouwplaats. Waar je ook bent, weg van je bureau: met de HERO app werk je net zo efficiënt als achter de computer.

Alle belangrijke features voor je timmerwerkplaats laten we je over een paar dagen in het volgende artikel van deze reeks zien. Ben je geïnteresseerd in meer voorbeelden van onze populaire automatiseringen, kijk dan gewoon HERO Automation. Of overtuig jezelf en test de HERO software voor vakbedrijven met volledige functionaliteit 14 dagen lang gratis en geheel vrijblijvend!