Klantenbeheer voor vakmensen

Met de alles-in-één kantoorsoftware van HERO kun je tijdrovende administratieve taken eenvoudig en digitaal afhandelen. Voor nóg snellere workflows is er nu HERO Automation: onze nieuwe dienst breidt jouw bestaande software uit met slimme automatiseringsmodules die je ondersteunen bij terugkerende werkzaamheden, simpel, efficiënt en volledig automatisch. Of het nu gaat om bestandsoverdracht, e-mails of afspraken: HERO Automation neemt vervelende routineklussen van je over zodat jij je volledig kunt focussen op je vak.

Stel je HERO Automation voor als een onzichtbare assistent die op de achtergrond betrouwbaar met je meewerkt. Je hebt de keuze uit allerlei handige modules, die je naar wens kunt combineren tot een oplossing die precies past bij jouw bedrijf , uiteraard helpen wij je daar graag bij.

Hoe dat er in de praktijk uitziet? In dit artikel laten we je aan de hand van een klantenbeheer-pakket zien hoe HERO Automation je processen optimaliseert én zorgt voor meer tevreden klanten. Ontdek HERO Automation en stap in de wereld van geautomatiseerde workflows!

Van het eerste contact tot de uiteindelijke beoordeling, in elke fase van een project is duidelijke en gestructureerde communicatie met je klanten essentieel. Maar juist in drukke periodes ontbreekt vaak de tijd om snel te reageren op vragen of om afspraken af te stemmen. Het gevolg: chaos, misverstanden en in het ergste geval ontevreden klanten.

Dat kan anders! Met HERO Automation kun je je klantenbeheer doelgericht en duurzaam verbeteren. We hebben hiervoor een krachtig automatiseringspakket samengesteld met zes perfect op elkaar afgestemde modules, deze zijn naadloos te integreren in jouw HERO-software en kunnen door je hele team worden gebruikt zodra ze zijn ingesteld.

In dit praktijkvoorbeeld laten we je zien hoe onze automatiseringen je klantcommunicatie naar een hoger niveau tillen. Natuurlijk is dit slechts één van de vele mogelijke toepassingen, want dankzij de modulaire opbouw kun je jouw oplossing volledig op maat samenstellen. Enthousiast geworden? Probeer HERO 14 dagen gratis en geheel vrijblijvend!

Ontbreken er voor de start van een project nog belangrijke documenten zoals plattegronden, bouwtekeningen of foto’s van het pand? Met de module Informatieverzoek is dat geen enkel probleem: zodra je de projectstatus aanpast, ontvangt je klant automatisch een e-mail met een gepersonaliseerde uploadlink. Via deze link kan hij eenvoudig de gevraagde informatie of bestanden uploaden, die vervolgens direct in de juiste projectmap terechtkomen, dankzij volledige cloud-synchronisatie en directe toegang voor je hele team.

Een praktijkvoorbeeld uit de schildersbranche: stel dat je in een oud appartement verschillende kleurstalen moet afstemmen, maar daarvoor eerst foto's van de muur nodig hebt. Met HERO Automation stuur je automatisch een informatieverzoek naar je klant. Zodra de foto's zijn geüpload, krijg je direct een melding en wordt de projectstatus automatisch aangepast. Geen handmatig opvolgen, geen chaos met bestanden, maar een slimme en 100% digitale manier om projectinformatie op te vragen en te beheren.

De eerste indruk telt, ook in het vakmanschap. Met de module Projectstart zorg je ervoor dat je klanten vanaf het begin professioneel en betrouwbaar worden geïnformeerd. Zodra je de projectstatus in de HERO-software wijzigt, wordt er automatisch een e-mail gegenereerd die de opdrachtgever op de hoogte stelt van de start van de werkzaamheden. Deze e-mail bevat bovendien alle belangrijke informatie over het project, zodat alles soepel van start kan gaan.

Stel je voor: je hebt de opdracht gekregen om een eengezinswoning te schilderen, de voorbereidingen zijn afgerond en je team staat klaar. Je hoeft nu alleen nog maar de projectstatus op "Projectstart" te zetten, en HERO Automation doet de rest! Je klant ontvangt automatisch een welkomstmail met het geplande tijdschema en de namen van de betrokken schilders. Zo is de opdrachtgever direct op de hoogte, zonder dat je zelf hoeft te bellen.

Afspraken maken kost vaak veel kostbare tijd en leidt niet zelden tot eindeloos heen-en-weer mailen en bellen. Met de module Afspraak planner is dat gedoe voorgoed verleden tijd: zodra een project een bepaalde status bereikt, ontvangt jouw klant automatisch een formulier met verschillende beschikbare tijden om uit te kiezen. Nadat je klant zelf zijn gewenste tijdstip heeft geboekt, wordt de afspraak automatisch in jouw agenda gezet.

Een praktijkvoorbeeld: jouw schildersbedrijf moet een appartement opnieuw schilderen nadat de oude meubels zijn verwijderd. Zodra het project de gewenste status bereikt, ontvangt jouw klant automatisch een e-mail met beschikbare tijdslots. Eén klik op het gewenste tijdstip is voldoende om de afspraak direct in de digitale planningskalender vast te leggen. Geen overbodige communicatie, geen misverstanden: HERO Automation zorgt voor een snelle, eenvoudige en professionele afstemming van afspraken!

De beste afspraak is waardeloos als je klant deze vergeet. Zeker bij werkzaamheden die bij de klant thuis plaatsvinden, gebeurt dat sneller dan je denkt. Met de module Afspraak herinnering zorg je ervoor dat je klant de volgende stap niet mist: HERO Automation stuurt automatisch 24 uur voor de afspraak een herinneringsmail, inclusief alle relevante projectgegevens en contactinformatie.

Een praktijkvoorbeeld: jouw schildersteam staat ingepland om morgen het trappenhuis bij een klant te schilderen. Dankzij de geautomatiseerde afspraakherinnering weet de klant op tijd dat jullie komen en kan hij ervoor zorgen dat de toegang tot het pand vrij is. Zo voorkom je last-minute wijzigingen en kan je team direct aan de slag, zonder wachttijd of onnodige onderbrekingen.

Bij projecten die meerdere dagen duren, is het belangrijk om je klanten regelmatig op de hoogte te houden van de voortgang. Maar in de dagelijkse drukte ontbreekt vaak de tijd om steeds updates te sturen. Daarvoor is de module Projectvoortgang ontwikkeld: je team uploadt simpelweg foto’s van de voortgang en past de projectstatus aan. De automatisering stuurt vervolgens automatisch een vooraf opgestelde e-mail met de nieuwste informatie en foto’s naar de klant.

Stel je voor: jouw schildersbedrijf is bezig met de renovatie van het trappenhuis van een appartementencomplex. Na het afronden van de eerste verdieping legt je team de vers geschilderde muren vast met de smartphone. HERO Automation maakt hiervan automatisch een statusupdate met bijlage en verstuurt deze naar de opdrachtgever. Dergelijke visuele updates zorgen voor transparantie, verminderen het aantal vragen en laten de klant zien: alles verloopt volgens plan..

Een succesvol afgerond project is hét moment om eerlijke feedback van je klanten te verzamelen. Met de module Reviews gebeurt dit volledig automatisch: je hoeft alleen maar de projectstatus te wijzigen en er wordt automatisch een digitaal beoordelingsformulier per e-mail naar de klant gestuurd. Hier kan je opdrachtgever eenvoudig zijn feedback achterlaten. Positieve beoordelingen worden bovendien direct doorgestuurd naar openbare platforms zoals Google of Facebook.

Een praktijkvoorbeeld uit de schildersbranche: jouw team heeft net een eengezinswoning opnieuw geschilderd, de klant is tevreden, en ontvangt direct na oplevering een korte e-mail met het verzoek om een review achter te laten. De feedback wordt automatisch opgeslagen in het logboek van het project en kan later worden geanalyseerd. Zo verzamel je snel en eenvoudig waardevolle reacties en laat je zien dat klanttevredenheid bij jouw bedrijf voorop staat.

Een goed gestructureerd klantenbeheer bespaart niet alleen tijd, maar versterkt ook de klantrelatie, en zorgt zo op de lange termijn voor een goedgevulde orderportefeuille. Met HERO maak je deze workflows efficiënter dan ooit: van de eerste projectmelding tot aan de uiteindelijke review, gebruik HERO Automation en houd altijd direct contact met je klant.

Het pakket dat je hier hebt gezien, is slechts één van de vele mogelijke toepassingen. Meer weten? Bekijk dan zeker ook onze andere praktijkvoorbeelden: of het nu gaat om leadgeneratie of projectorganisatie , overal waar communicatie, planning en processen samenkomen, maakt HERO Automation het verschil. Zet vandaag nog de stap naar de toekomst van jouw vakmanschap: test HERO 14 dagen gratis en ontdek samen met ons het automatiseringspakket dat bij jouw bedrijf past!