Projectbeheer voor vakmensen

Met de alles-in-één software van HERO kun je alle adminstratie, van facturatie tot mobiele urenregistratie, snel en eenvoudig afhandelen. Voor een nóg efficiëntere workflow is er nu HERO Automation: deze dienst breidt je account uit met slimme automatiseringen die je naar wens kunt samenstellen. Zie het als een digitale assistent die je dagelijkse werk ondersteunt, zodat jij je volledig kunt focussen op het leveren van vakwerk.

Hoe werkt dat precies? Heel eenvoudig! HERO Automation biedt je een breed scala aan losse modules die je helpen bij terugkerende taken zoals klantcommunicatie of het delen van projectgegevens. Zo bespaar je waardevolle tijd en kun je je volledig op je vak richten. Alle modules zijn flexibel te combineren, zodat je gegarandeerd een oplossing vindt die perfect bij jouw bedrijf past. Uiteraard helpt ons team je graag bij het samenstellen van het juiste automatiseringspakket.

In dit artikel laten we je zien hoe zo’n pakket eruit kan zien: ontdek aan de hand van een praktisch voorbeeld hoe HERO Automation jouw projectbeheer naar een hoger niveau tilt, met maximale tijd- en kostenefficiëntie als resultaat.

Een succesvol project draait niet alleen om nauwkeurig vakwerk op de projectlocatie maar ook om een goede planning die helder wordt gecommuniceerd met zowel klanten als teamleden. Je team heeft duidelijke taakverdelingen nodig, terwijl de opdrachtgever graag continu op de hoogte blijft van de voortgang. Wat normaal gesproken veel tijd en handmatig werk kost, wordt met HERO Automation een fluitje van een cent!

Ons pakket Projectbeheer bestaat uit zes automatiseringsmodules die naadloos kunnen worden geïntegreerd in jouw bestaande HERO-software. Na de eenmalige configuratie kunnen alle medewerkers ermee aan de slag. Hieronder leggen we precies uit hoe dit pakket werkt, maar het is natuurlijk slechts één voorbeeld van hoe een effectieve oplossing voor jouw bedrijf eruit kan zien.

Dankzij de modulaire opbouw kun je zelf een combinatie van automatiseringen samenstellen die perfect past bij jouw werkwijze. Plan vandaag nog een adviesgesprek: wij laten je het moduleoverzicht zien en zoeken samen het ideale pakket voor jouw bedrijf.

Tijd voor de aftrap van een nieuw project! Meteen bij de eerste werkstap komt HERO Automation in actie via de module Projectstart. Deze zorgt ervoor dat je klant direct op de hoogte wordt gebracht van de start van de werkzaamheden. Het systeem stuurt hiervoor automatisch een e-mail naar de opdrachtgever met daarin alle belangrijke projectinformatie. Dat creëert vertrouwen en transparantie, zonder dat jij er extra tijd in hoeft te steken.

In de praktijk werkt dat als volgt: jouw bouwbedrijf heeft de opdracht gekregen om een eengezinswoning te renoveren. Zodra de voorbereidingen zijn afgerond, wijzig je in de HERO-software de projectstatus naar "Projectstart". De module gebruikt vervolgens een vooraf ingestelde sjabloon en verstuurt automatisch een gepersonaliseerde e-mail met alle relevante projectdetails naar de klant, snel, eenvoudig en foutloos.

Zodat je team direct aan de slag kan, hebben we ook de module Taken ontwikkeld. Zodra je de projectstatus aanpast, worden vooraf ingestelde taken automatisch aangemaakt in de HERO-software en toegewezen aan de juiste medewerker. Tegelijkertijd ontvangt de verantwoordelijke projectmedewerker een e-mail met informatie over de nieuwe taken. Zo blijft de organisatie soepel verlopen.

Moeten er bijvoorbeeld scheuren en schade aan de constructie worden gerepareerd? Dan kun je via een statusupdate in het systeem aangeven dat er betonwerk moet worden uitgevoerd. De taak wordt vervolgens automatisch door de module aangemaakt en toegewezen aan de juiste metselaar. Deze ontvangt ook per e-mail een gedetailleerde beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden. Extra handig: je kunt taken ook onderweg via je smartphone toewijzen, want HERO is natuurlijk ook beschikbaar als app.

Voor sommige werkzaamheden is een persoonlijk gesprek met de klant aan te raden. Met de module Afspraak op locatie regel je dat sneller en makkelijker dan ooit tevoren: de automatisering stuurt automatisch een gepersonaliseerde e-mail met daarin een link om een afspraak te boeken. Zo kan de klant zelf een geschikt tijdstip kiezen.

Stel dat je het perceel samen met de klant wilt opmeten. Dan hoef je alleen maar de projectstatus in de HERO-software aan te passen. De module verstuurt vervolgens automatisch de boekingslink per e-mail naar de klant. Zodra hij een tijdslot kiest, wordt de afspraak direct in je agenda gezet. En mocht de klant de afspraak vergeten of missen, geen probleem! De module stuurt dan automatisch een nieuwe link om een nieuwe afspraak in te plannen. Geen eindeloos heen-en-weer mailen of bellen meer: dit regel je allemaal digitaal en automatisch.

Heb je projectgerelateerde bestanden van je klant nodig, zoals plattegronden, bouwtekeningen of foto's? Met de module Informatieverzoek regel je dat supersnel en eenvoudig. Je hoeft alleen maar de projectstatus te wijzigen naar "Informatieverzoek", waarna de klant automatisch een e-mail ontvangt met een gepersonaliseerde uploadlink om de benodigde bestanden aan te leveren.

Stel dat jouw metselaar extra foto's van de buitengevel nodig heeft om de schade goed te kunnen inschatten. Dankzij de automatisering ontvangt je klant direct de juiste uploadlink en kan hij de foto's binnen enkele seconden via drag & drop toevoegen. De bestanden worden automatisch in de juiste projectmap opgeslagen en zijn dankzij de cloudkoppeling altijd en overal toegankelijk voor iedereen die erbij moet kunnen. Dat bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor overzicht en structuur in je werkproces.

Ook de omgekeerde situatie is geen probleem met HERO Automation. De module Projectvoortgang maakt het mogelijk om je klanten regelmatig te informeren over de actuele stand van zaken door foto's van het werkresultaat te uploaden. Deze visuele updates worden automatisch per e-mail naar de opdrachtgever gestuurd: zo zorg je voor transparantie en versterk je de klantrelatie.

Stel dat de herstelwerkzaamheden aan de constructie zijn afgerond. Je team kan dan direct foto's maken van de herstelde gevel. Deze worden eenvoudig geüpload naar Google Drive en automatisch opgeslagen in de juiste projectmap. De module past vervolgens automatisch de projectstatus aan en stuurt een e-mail met de nieuwste update naar de klant, inclusief alle relevante foto's en projectinformatie. Groot voordeel met minimale inspanning: dankzij HERO Automation blijven je klanten altijd perfect op de hoogte.

Na een succesvol afgerond project is het ideale moment gekomen om feedback van je klanten te vragen. Met de module Reviews gaat dat volledig automatisch: je hoeft alleen maar de projectstatus op "Review" te zetten en er wordt automatisch een e-mail naar de klant gestuurd met het verzoek om een beoordeling achter te laten. Zo ontvang je waardevolle feedback, en in het beste geval een positieve openbare review.

Zodra je bouwbedrijf de renovatie heeft afgerond, kun je de reviewmodule activeren. HERO Automation stuurt dan automatisch een beoordelingsformulier naar de klant. Is de review positief? Dan wordt deze direct doorgestuurd naar openbare platforms zoals Google of Facebook. Is de feedback minder positief? Dan krijgt de klant de mogelijkheid om rechtstreeks contact met je op te nemen, zodat je samen kunt bespreken wat er beter kan. Dit geautomatiseerde reviewproces wekt vertrouwen en draagt, bij tevreden klanten, bovendien bij aan een sterkere reputatie.

Onze automatiseringen voor projectbeheer zijn geschikt voor elke branche en elk type bedrijf. We passen het pakket aan op jouw wensen en helpen je om waardevolle werktijd te besparen. Vooral klantcommunicatie neemt vaak onnodig veel tijd in beslag: al het bellen met een nieuwe klant, het invoeren van contactgegevens en het schrijven van een bevestigingsmail kost bij handmatig werk al snel een halfuur.

Met HERO Automation breng je die tijd terug tot slechts enkele minuten. Zo minimaliseer je je administratieve werkzaamheden en kun je meer tijd besteden aan het echte vakwerk op de bouwplaats. Efficiëntere processen en winstgevendere workflows met minimale inspanning: onze automatiseringsmodules maken het mogelijk. Klinkt interessant? Neem direct contact met ons op en boek eenvoudig een afspraak! We geven je graag een overzicht van alle modules en stellen samen een op maat gemaakt pakket samen voor jouw bedrijf.