HERO Automation: Afspraken plannen made easy – met HERO coördineer je je afspraken automatisch

Wat is HERO Automation? Heel eenvoudig! HERO Automation is een aanvullende dienst binnen de HERO-software voor vakbedrijven, waarmee je je bedrijfsaccount nóg slimmer maakt. Concreet omvat HERO Automation een brede reeks praktische automatiseringen die we eenvoudig in jouw account kunnen inbouwen. Deze automatiseringen draaien op de achtergrond, nemen je kleine administratieve taken uit handen en maken je werk met de HERO-software nog gemakkelijker.

Je hebt de keuze uit verschillende automatiseringen (modules) met uiteenlopende functies, die je naar wens met elkaar kunt combineren. Zo profiteer je bijvoorbeeld van automatische e-mailverzending of digitale takenlijsten voor medewerkers. Om je precies te laten zien hoe HERO Automation werkt en welke voordelen het biedt, hebben we het volgende praktijkvoorbeeld voor geautomatiseerde afsprakenplanning voor je samengesteld.

Afspraken plannen is een essentieel onderdeel van ieder bedrijf. Afspraken moeten met klanten worden afgestemd, de beschikbaarheid van medewerkers moet worden meegenomen en projectdeadlines moeten in de gaten worden gehouden – en dat is niet altijd eenvoudig. Om het proces van digitale afsprakenplanning wat makkelijker te maken, hebben we verschillende automatiseringen ontwikkeld die elk vakwerk team in het dagelijkse werk ondersteunen.

Hoe kan dat eruitzien? Heel eenvoudig! Aan de hand van een voorbeeldpakket met automatiseringen laten we je zien hoe HERO Automation je bij de afsprakenplanning in verschillende werkgebieden kan helpen. Dit praktijkvoorbeeld is echter slechts één van de vele mogelijke use cases, want dankzij de modulaire opbouw kun je je pakket volledig samenstellen volgens jouw individuele behoeften. Ons serviceteam helpt je graag om de juiste modules voor jouw bedrijf te vinden.

HERO Automation biedt je een directe koppeling met een afspraaktool waarmee je klanten heel eenvoudig zelf een afspraak kunnen inplannen. Door de verbinding met je HERO-software wordt de geboekte afspraak vervolgens automatisch in je agenda en op je digitale planbord weergegeven, en wordt er daarnaast een afspraakbevestiging per e-mail of sms naar de betreffende klant verstuurd.

In de praktijk kun je dat als volgt voorstellen – stel, je hebt een timmerbedrijf en je ontvangt net een nieuwe klantaanvraag: in een monumentaal pand moeten de ramen worden vervangen. Je neemt de opdracht aan en stuurt je klant een e-mail met een link naar de online afsprakenplanner. Je klant volgt de link en boekt met een paar klikken een afspraak binnen de door jou aangeboden tijden. Daarna verstuurt het systeem automatisch een afspraakbevestiging naar de klant. Lange telefoongesprekken of omslachtig mailverkeer behoren daarmee tot het verleden!

Ook de beste afspraakmodule heeft weinig nut als klanten hun afspraak vergeten en niet komen opdagen. Zeker in de drukke werkdag kan dat snel gebeuren – maar voor jou als vakman betekent dat vaak een tijdrovende nieuwe planning van het gesprek. Om dat te voorkomen, verstuurt HERO Automation voor alle geboekte afspraken automatisch een herinneringsmail, bijvoorbeeld 24 uur vóór de afspraak. Je kunt echter ook een eigen tijdstip instellen of zelfs meerdere herinneringen laten versturen. Zo voorkom je gemiste afspraken zonder extra moeite!

Stel bijvoorbeeld dat je klant net een afspraak voor een eerste adviesgesprek heeft ingepland, waarbij jullie ter plekke samen analyseren hoe de kwetsbare houten ramen het best kunnen worden vervangen. Na de succesvolle boeking wordt de afspraak direct in je software vastgelegd – vanwege het belang van het gesprek stel je vervolgens individueel in dat er twee herinneringen worden verstuurd: vijf dagen en 24 uur vóór de afspraak. HERO Automation regelt dan automatisch de verzending van de herinneringsmails, zodat de afspraak niet in de agenda van je klant verdwijnt.

Voor soepel projectmanagement biedt HERO Software je een overzichtelijke projectpipeline en een digitale planboard. De automatiseringen voor het maken van afspraken zijn direct gekoppeld aan deze HERO-functies: zodra een klant een afspraak boekt en jij deze bevestigt, krijg je meteen een bevestiging in de software. Bovendien wordt de afspraak in het planbord ingevoerd en wordt de betreffende projectstatus in de pipeline automatisch aangepast. Zo zorg je ervoor dat je projecten altijd up-to-date zijn en behoud je steeds het overzicht over alle nieuwe projectstappen.

Kijken we naar jouw timmerbedrijf: je klant heeft een afspraak geboekt voor een behoefteanalyse rond het vervangen van zijn ramen. Je bekijkt de afspraak in je agenda, bevestigt deze en kunt je direct op het klantbezoek voorbereiden. Zonder dat je het project handmatig hoeft te verplaatsen, wordt het daarna automatisch in de volgende stap van de projectpipeline weergegeven. Dat helpt je hele bedrijf om elk project in het vizier te houden en ook bij hoge werkdruk het overzicht te bewaren.

Of je nu een bouwbedrijf, een timmerbedrijf, een meubelmaker of een heel ander vakgebied hebt: HERO Automation biedt elk bedrijf interessante mogelijkheden om processen te automatiseren. Vooral het maken van afspraken en het coördineren van werkplanningen kan behoorlijk tijdrovend zijn als je geen gebruikmaakt van digitale hulpmiddelen. Met HERO Automation bespaar je bij je afsprakenplanning een hoop tijd, houd je je projecten scherp in het oog en communiceer je tegelijk optimaal met je klanten.

Je kunt echter niet alleen je afsprakenplanning met HERO Automation optimaliseren: ook je projectmanagement, leadmanagement, bestandsbeheer en andere gebieden laten zich probleemloos met HERO automatiseren. Je kunt de HERO-software voor vakbedrijven 14 dagen gratis testen en samen kijken we welke modules je werkprocessen in jouw bedrijf het beste en meest efficiënt kunnen automatiseren.