HERO Automation: Geautomatiseerd teammanagement voor kantoor, werkplaats en buitendienst

HERO Automation is een aanvullende service van de HERO-software voor vakbedrijven. Onze automatiseringsservice bestaat uit verschillende automatiseringen die in jouw HERO-account kunnen worden ingebouwd om je van tijdrovende kantoorwerkzaamheden te ontlasten. Jouw voordeel? Je maakt je werkdag productiever en houdt weer meer tijd over voor je echte vakwerk!

De productcatalogus van HERO Automation wordt voortdurend geoptimaliseerd en uitgebreid. Je kunt alle modules individueel met elkaar combineren en zo je ideale pakket samenstellen, precies afgestemd op jouw behoeften. Om het product te verduidelijken, laten we je hier een aantal automatiseringen binnen een voorbeeldpakket zien. Maak nu kennis met HERO Automation en ontdek de wereld van geautomatiseerde processen.

Taken toewijzen, medewerkers over projecten verdelen, afspraken plannen, checklists schrijven en nog veel meer: al deze dingen kosten tijd en remmen een efficiënte projectuitvoering – tenzij je deze stappen automatiseert. Hoe dat werkt? Heel eenvoudig: aan de hand van het voorbeeldpakket “teammanagement” laten we je zien hoe onze automatiseringen werken, welke taken ze van je overnemen en hoe je met HERO je teamwork kunt optimaliseren.

Met behulp van realistische en overzichtelijke use cases laten we je precies zien hoe HERO Automation je in verschillende onderdelen van het teammanagement kan ondersteunen. Dit praktijkvoorbeeld laat natuurlijk maar één mogelijke toepassing van onze automatiseringen zien, want dankzij de modulaire opbouw kun je zelf een individueel pakket samenstellen dat precies is afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf. Tijdens onze gratis proefperiode laten we je graag de modulaire catalogus zien en vinden we samen de ideale automatiseringsoplossing voor jouw vakbedrijf!

Voor een geslaagd bouwproject is het cruciaal dat al je medewerkers aan dezelfde kant van het touw trekken. Met HERO Automation heeft je team altijd volledig zicht op zijn verantwoordelijkheden: zodra een project nieuw wordt aangemaakt of de status verandert, voegt HERO Automation de verantwoordelijke vakmensen direct aan het betreffende project toe en verstuurt bovendien een e-mailmelding. Je kunt vooraf uiteraard vastleggen welke personen standaard aan welke projecttypen worden gekoppeld. Daarnaast ontvangen alle teamleden ter herinnering regelmatig notificaties over de actuele projectplanning – zo weet je team altijd precies welke deadlines eraan komen.

In de praktijk kun je dat ongeveer zo voorstellen: stel, je hebt een elektrotechnisch bedrijf dat drie hoofddomeinen afdekt: elektrotechnische installaties, zonne-energie en e-mobiliteit. Je kunt dan bijvoorbeeld instellen dat alle projectupdates binnen het domein elektrotechniek automatisch per e-mail naar team A gaan, terwijl team B en team C ieder meldingen ontvangen bij projecten op het gebied van PV respectievelijk e-mobiliteit. Alle teams weten dan meteen wanneer er een nieuw project is en kunnen verdere stappen zelfstandig zetten, zonder dat er een handmatige toewijzing nodig is.

HERO Automation ondersteunt je team bovendien bij het aanmaken van taken: wanneer je binnen een projectpipeline de projectstatus wijzigt, kunnen taken automatisch aan de verantwoordelijke medewerkers worden toegewezen. De betreffende taken hoeven slechts één keer vooraf te worden gedefinieerd en kunnen daarnaast worden voorzien van een uiterste datum. Medewerkers ontvangen vervolgens automatisch een melding per e-mail of sms. Ook is het mogelijk om taken te koppelen aan een helder gestructureerde checklist, zodat geen enkele belangrijke werkstap wordt overgeslagen. Bovendien past HERO Automation de vervaldatum van de taken automatisch aan, zodat je team precies weet welke deadlines gelden.

In de dagelijkse praktijk kan dat er bijvoorbeeld zo uitzien: jouw elektrotechnisch bedrijf moet de lichtplanning voor een nieuw woonhuis verzorgen. Na het succesvolle eerste contact moet er een behoefteanalyse met de klant worden uitgevoerd, dus pas je de projectstatus in de software aan. De verantwoordelijke collega krijgt dan een melding met alle informatie over de nieuwe taak. Dankzij HERO Automation ziet hij direct in de software wanneer de afspraak plaatsvindt en welke termijn geldt voor de opvolging van het gesprek. Bij het uitvoeren van de taak hoeft hij vervolgens alleen de bijbehorende checklist stap voor stap af te werken – makkelijker wordt het niet!

Zodat je teamleden altijd op de hoogte blijven van de laatste stand van zaken in hun projecten, ondersteunt HERO Automation je ook bij het mailverkeer met je medewerkers. Is er een nieuw project aangemaakt oder afgerond, is de deadline van een taak verschoven of wil je een van je vakmensen de factuurgegevens van de klant toesturen? Geen probleem met HERO Automation! Gebruik eenvoudig bestaande templates of maak zelf nieuwe sjablonen aan: die kun je vervolgens naar wens aanpassen en voorzien van relevante projectinformatie. Afhankelijk van de projectstatus worden de betreffende e-mails automatisch naar de juiste ontvanger verstuurd – dat kunnen trouwens ook klanten of externe partners zijn.

Stel je bijvoorbeeld voor dat jouw elektrotechnisch bedrijf de lichtplanning voor een eengezinswoning moet verzorgen. Na een eerste gesprek met de klant beslis je hoe de lichtbronnen en de besturingstechniek worden gerealiseerd en leg je daarvoor de bijbehorende taken in de software vast. Vervolgens hoef je alleen nog de projectstatus te wijzigen en alle verantwoordelijke vakmensen ontvangen automatisch alle benodigde informatie, zonder dat jij moeizaam elk bericht zelf hoeft te typen. Na succesvolle afronding van het project word je op jouw beurt direct per e-mail geïnformeerd – zo bespaar je kostbare typetijd en kun je je volledig op je vakwerk concentreren.

De innovatieve automatiseringen voor teammanagement kunnen elk vakbedrijf helpen om beter samen te werken en opdrachten sneller uit te voeren. Of het nu gaat om klantmails schrijven, checklists voor collega’s opstellen, teamleden informeren over projectontwikkelingen of facturen klaarzetten – al deze stappen kosten veel tijd als ze niet met slimme automatiseringen worden geoptimaliseerd.

Met HERO kun je je dagelijkse werkdruk aanzienlijk verlagen en je klanten tegelijkertijd een nog betere service bieden. Klanten worden automatisch over projectvoortgang geïnformeerd, medewerkers weten precies welke taken ze als volgende moeten oppakken en dankzij automatische herinneringen worden belangrijke taken op tijd afgerond. Ben je nu nieuwsgierig geworden? Dan kun je de HERO-software voor vakbedrijven 14 dagen gratis testen – wij nemen contact met je op en ontwikkelen de optimale automatiseringsoplossing voor jou!